Passage de classe et réinscription : automatiser la fin d'année

La fin d'année est une période chargée pour l'école. Il faut passer chaque élève dans la bonne classe, refaire les listes, préparer la nouvelle année et reprendre les frais. Quand tout se fait à la main, on recopie des centaines de noms. Pourtant, l'essentiel de l'information existe déjà.

Les tâches de fin d'année

Une clôture d'année implique plusieurs étapes :

1. terminer les notes et les bulletins ;
2. tenir la délibération ;
3. enregistrer les décisions de chaque élève ;
4. préparer les classes de l'année suivante ;
5. réinscrire les élèves qui restent ;
6. retirer ceux qui partent ou qui terminent leur cycle ;
7. fixer les frais de la nouvelle année.

Le problème des listes recopiées

Refaire les listes à la main prend des jours, avec son lot d'erreurs : un élève oublié, un autre mis dans la mauvaise classe, un nom écrit différemment d'une année à l'autre. Sans historique, retrouver les résultats d'un ancien élève demande en plus de fouiller les archives.

Comment fonctionne la clôture sur openKelasi

Une fois la délibération terminée, l'administrateur lance la clôture de l'année. openKelasi reprend les décisions :

• l'élève admis passe en classe supérieure ;
• l'élève qui redouble reste au même niveau ;
• l'élève qui quitte l'école n'est pas réinscrit.

La nouvelle année scolaire est créée à ce moment-là. Il n'y a pas d'année à ouvrir à la main, et les erreurs de saisie sont ainsi évitées.

L'ancienne année reste consultable : vous gardez les notes, les bulletins et les paiements passés. La fiche de suivi de l'élève rassemble son parcours.

Avant de clôturer

La clôture marque la fin d'une année. Vérifiez donc :

• que tous les bulletins sont produits ;
• que les décisions sont enregistrées pour chaque élève ;
• que les demandes de correction sont réglées ;
• que vos états de paiement sont à jour ;
• que les éventuels documents à archiver sont imprimés.

Les élèves qui changent d'école

Un élève qui s'en va doit pouvoir emporter ce dont il a besoin. Ses données restent disponibles pour produire ses documents. Pour les nouveaux venus, le secrétariat fait une inscription normale et saisit les informations du dossier.

Les impayés de l'année passée

Une question revient souvent : comment gérer une dette de l'an dernier ? Décidez d'une règle avant la rentrée et communiquez-la aux familles. L'historique des paiements permet de répondre avec des faits, sans discussion sur ce qui a été versé ou non.

Une année de plus dans l'historique

Après deux ou trois ans d'utilisation, l'historique devient précieux : comparer les effectifs, suivre le parcours d'un élève, regarder l'évolution des résultats d'une classe. La direction y gagne une mémoire qui ne dépend plus des personnes présentes.

Préparer la suite

Une fois la nouvelle année créée, il reste à vérifier les classes, les professeurs et les frais. Notre liste pour la rentrée scolaire vous guide pas à pas. Si vous envisagez de changer de découpage, lisez aussi trimestres ou semestres.