Frais en dollars ou en francs congolais : gérer deux monnaies
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En RDC, le dollar et le franc congolais circulent côte à côte. Une école peut fixer ses frais en dollars, recevoir des francs, et payer ses charges dans les deux monnaies. Sans règle claire, cette réalité crée des écarts dans la caisse et des discussions au guichet. Voici comment l'organiser.
Choisir une monnaie de référence
Fixez une monnaie de référence pour vos frais. Les prix sont ainsi stables pour tous, quelle que soit la monnaie de paiement. Vérifiez également les règles qui s'appliquent à votre situation, notamment en matière de monnaie légale et de directives sur les frais scolaires.
Fixer le taux de change
C'est le point le plus sensible. Un parent qui paie en francs veut savoir à quel taux son paiement est compté.
- Affichez le taux utilisé par l'école.
- Désignez une personne responsable de sa mise à jour.
- Datez chaque changement.
- Appliquez le même taux à tous, le même jour.
Le taux peut être arrondi pour faciliter les comptes, tant que la règle est connue.
Le risque de la dépréciation
Si le franc perd de sa valeur entre le moment où les frais sont fixés et celui où ils sont payés, une école qui encaisse en francs voit diminuer ce qu'elle peut acheter. C'est une raison de suivre le taux régulièrement et d'éviter de garder inutilement de grosses sommes qui perdent de leur valeur.
Tenir une caisse dans chaque monnaie
Ne convertissez pas tout dans votre tête. Gardez deux soldes séparés :
| Caisse | Entrées | Sorties |
|---|---|---|
| Dollars | Frais payés en USD | Dépenses en USD |
| Francs | Frais payés en CDF | Dépenses en CDF |
Le contrôle du soir porte sur chaque monnaie. Si vous convertissez de l'argent d'une caisse à l'autre, notez l'opération comme une opération à part entière.
Les reçus
Le reçu doit indiquer clairement la somme réellement reçue et sa monnaie. Si la dette est exprimée dans une autre monnaie, le reste à payer ne doit laisser aucun doute. Lisez ce que doit contenir un reçu.
Comment openKelasi gère les deux monnaies
L'école indique sa monnaie de référence et ce qu'elle accepte. Les taux de change se gèrent dans un écran dédié, et chaque paiement est enregistré dans la monnaie reçue. Les états indiquent ensuite ce qui est dû, ce qui est encaissé et ce qui reste à percevoir, en dollars et en francs congolais.
Ainsi, l'intendant n'a plus à convertir chaque ligne à la main, et le préfet voit une situation lisible.
Ce qu'il faut expliquer aux parents
- La monnaie dans laquelle les frais sont fixés.
- Les monnaies acceptées au paiement.
- Le taux appliqué, et où le trouver.
- Comment le reste à payer sera calculé.
Une note claire à la rentrée évite la plupart des discussions. Publiez un communiqué lorsque le taux change.
Les erreurs à éviter
- Accepter un taux différent selon la personne au guichet.
- Reporter un montant en francs dans la colonne des dollars.
- Additionner des dollars et des francs dans un même total sans conversion.
- Ne pas noter à quel taux une somme a été comptée.
Monnaie et abonnement
L'abonnement à openKelasi peut aussi se payer en dollars ou en francs congolais. Pour en savoir plus sur les moyens de paiement, lisez notre article sur le mobile money. Enfin, pour une vue globale, consultez notre guide sur la gestion des frais scolaires.