Bilan d'une école privée : suivre recettes et dépenses
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Beaucoup de responsables d'école savent combien ils encaissent, mais pas ce que leur établissement gagne ou perd réellement. Un bilan n'a rien de compliqué : il compare ce qui entre et ce qui sort. Mais il change la manière de prendre des décisions.
Les trois questions d'un bon suivi
- Combien l'école a-t-elle encaissé ce mois-ci ?
- Combien a-t-elle dépensé, et pour quoi ?
- Que reste-t-il, et que doit-on encore payer ?
Préparer un budget simple
Un budget se fait en début d'année. Il sert de repère.
Estimer les recettes
Multipliez l'effectif attendu par les frais de chaque classe, puis soyez prudent : toutes les familles ne paieront pas à temps. Une estimation raisonnable tient compte de votre taux de recouvrement de l'année passée.
Estimer les dépenses
Classez-les par catégorie :
| Catégorie | Exemples |
|---|---|
| Personnel | Salaires, primes |
| Fonctionnement | Eau, électricité, connexion, entretien |
| Pédagogie | Craies, papier, impressions, examens |
| Bâtiment | Loyer, réparations, équipements |
| Divers | Transport, imprévus |
Comparer
Exemple fictif : une école prévoit 40 000 $ de recettes et 36 000 $ de dépenses pour l'année. Elle dispose donc d'une marge prévue de 4 000 $. Si elle ne recouvre que 85 % de ses frais, elle encaissera 34 000 $ et se retrouvera en déficit de 2 000 $. Ce simple calcul montre l'importance du recouvrement.
Attention à la trésorerie
Une école peut être bénéficiaire sur l'année et manquer d'argent en février. Les frais arrivent surtout à certains moments, alors que les salaires tombent chaque mois. Gardez une réserve pendant les mois où les rentrées sont bonnes, pour tenir pendant les mois creux.
Les dépenses à surveiller
- Les petites sorties répétées, qui passent inaperçues.
- Les dépenses sans pièce justificative.
- Les achats urgents, souvent plus chers.
- Les avances, à suivre jusqu'à leur remboursement.
Le bilan sur openKelasi
Avec la formule Elite, l'école enregistre ses dépenses par catégorie. Les encaissements et les salaires sont déjà connus. Le bilan du mois et de l'année présente ainsi les recettes, les dépenses et le bénéfice ou le déficit, sans tableau à construire à la main.
Le promoteur et le préfet consultent la même réalité. Cela évite les discussions sur des chiffres différents.
Lire son bilan
Un chiffre isolé dit peu. Posez plutôt ces questions :
- Les dépenses augmentent-elles plus vite que les recettes ?
- Quelle part des recettes va aux salaires ?
- Quel mois est toujours le plus difficile ?
- Le recouvrement progresse-t-il par rapport à l'an dernier ?
Décider grâce au bilan
Un bilan fiable aide à répondre à de vraies questions. L'école peut-elle augmenter les salaires ? Ouvrir une nouvelle classe ? Acheter des bancs ? Faut-il revoir les frais ? Les réponses reposent alors sur des faits.
Pour bien commencer
Pendant trois mois, notez toutes les dépenses sans exception. Vous serez sans doute surpris du résultat. Puis construisez votre premier budget. Notre article piloter sans être sur place montre comment utiliser ces chiffres à distance, et notre article sur le recouvrement aide à améliorer le premier levier : ce qui entre.